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Webmail Showdown: Gmail vs. Outlook.com

Es difícil pensar en el correo electrónico sin poner una G delante. A pesar del renombre de Gmail como uno de los mejores servicios de correo electrónico en Internet, Outlook.com de Microsoft ha pasado los últimos años convirtiéndose en un competidor competente. En el enfrentamiento de hoy, ponemos a prueba estos dos gigantes de correo electrónico.

Los contendientes

Hay un montón de servicios de correo electrónico, pero algunos han llegado a la cima. Después de que Outlook.com absorbió Hotmail, Gmail y Outlook.com se convirtieron en los dos servicios de correo electrónico más grandes en Internet, sumando en total más de mil millones de usuarios. Sus enfoques para administrar su correo electrónico son similares, pero hay algunas diferencias bastante distintas en las características.

  • Gmail: Google ha liderado el juego en el correo electrónico gratuito en línea desde que una broma de April Fools en 2004 resultó ser real. Con filtros robustos, etiquetas y 15GB de espacio para compartir entre varios servicios de Google, Gmail nos hizo repensar con éxito cómo funciona el correo electrónico. A mayo de 2015, Gmail tenía más de 900 millones de usuarios activos.
  • Outlook.com: en 2012, Microsoft lanzó una nueva versión basada en la web de su cliente de correo electrónico Outlook. Más tarde, Microsoft migró a todos los usuarios de Hotmail a Outlook.com. El servicio incipiente tiene un montón de características únicas que incluyen Clutter, reglas de correo electrónico e integración con el calendario de Outlook. Microsoft dice que los usuarios de Outlook están limitados a 5 GB de espacio, pero "esto se ajusta lentamente o aumenta según sus necesidades". Ahora el servicio cuenta con más de 400 millones de usuarios activos. Nota: por simplicidad, llamaremos a este servicio Outlook a lo largo de este artículo, aunque técnicamente Outlook (sin .com) es la aplicación de escritorio. Sí, los nombres de Microsoft son confusos.

Para nuestra comparación, veremos las aplicaciones en sí mismas, y no necesariamente el servicio subyacente debajo. Técnicamente, puede importar mensajes de Gmail en Outlook y viceversa, pero lo que nos interesa es cómo funcionan realmente estos servicios en la práctica.

Gmail estableció el estándar de la organización, pero Outlook se ha puesto al día

Hemos cubierto cuán poderosos son los filtros de Gmail y qué puede hacer con ellos tan extensamente que casi los damos por sentado. En Gmail, puede ordenar automáticamente los correos electrónicos por remitente, palabras clave en la línea de asunto o cuerpo, archivos adjuntos y por tamaño. Luego puede usar esos filtros para marcar automáticamente los mensajes como leídos, aplicar etiquetas, responder con un mensaje enlatado, eliminarlos y más. Además de esto, Gmail usa etiquetas y estrellas en lugar de carpetas (aunque también tiene carpetas de imitación). Puede aplicar múltiples etiquetas a sus mensajes, lo que le brinda una mayor flexibilidad para configurar exactamente el tipo de esquema de organización que desee, y las estrellas te permiten reservar los correos electrónicos más importantes para más adelante. Incluso puede habilitar Smart Labels para que Google pueda aplicar etiquetas como Finanzas y Viajes automáticamente.

Gmail también utiliza un sistema de bandeja de entrada prioritario para buscar automáticamente mensajes que considera importantes para usted. Los correos electrónicos se consideran "importantes" en función de a quién envía, qué mensajes abre, con qué interactúa y otros criterios. También puede marcar manualmente un correo electrónico como importante para ayudarlo a aprender.

El enfoque de Outlook para la organización es un poco más complicado. Para empezar, el sitio utiliza carpetas como método principal para organizar sus mensajes. De manera predeterminada, el panel izquierdo muestra una lista de carpetas predeterminadas y puede crear las suyas propias para organizar sus mensajes. Puede anclar correos electrónicos para que permanezcan en la parte superior de una carpeta que es algo así como las estrellas de Gmail. Outlook también tiene una característica llamada Clutter que encuentra correos electrónicos que probablemente no le interesan y los mueve a una carpeta Clutter separada. Esto le permite concentrarse en sus mensajes importantes y eliminar la basura de una sola vez.

También puede agregar categorías a su correo electrónico, que funcionan de manera muy similar a las etiquetas. Puede agregar categorías y usarlas como criterios para las reglas (más información sobre aquellas en un segundo). Sin embargo, de manera predeterminada, Outlook no le muestra sus categorías en el panel de navegación. Para ver las categorías, debe navegar a Opciones> Diseño> Categorías y elegir manualmente qué categorías se muestran. Por un lado, esto dificulta el desorden en su bandeja de entrada a menos que elija, en contraste, Gmail muestra todas las etiquetas a menos que las oculte específicamente, pero por el otro, fue difícil incluso encontrar la opción.

Del mismo modo, las contrapartes de filtro de Outlook se denominan Reglas (un término tomado de la versión de escritorio de Outlook). Cuando está viendo un correo electrónico, puede crear una Regla para filtrar mensajes como este. De lo contrario, las Reglas se vuelven a enterrar en el menú de Opciones de Outlook. Tienen muchas de las mismas opciones que los filtros de Gmail, pero no son tan robustas. Por ejemplo, no puede enviar automáticamente una respuesta enlatada basada en un filtro. Sin embargo, para la mayoría de las situaciones, las reglas y los filtros son bastante comparables.

Outlook tiene una interfaz optimizada, pero Gmail tiene varios diseños para elegir

A Google le gusta jugar con la interfaz de Gmail, por lo que tiene algunas opciones diferentes para elegir. Más recientemente, Google introdujo una vista de bandeja de entrada con pestañas que clasifica su correo electrónico en categorías que incluyen Social para mensajes de sitios de redes sociales, Promociones para correos electrónicos publicitarios y Actualizaciones para correos electrónicos generados automáticamente como confirmaciones de pedidos o facturas. Para algunos, esto fue un regalo del cielo. Otros querían apagarlo de inmediato. Además de eso, Google también está experimentando con Inbox, una interfaz alternativa para Gmail. Inbox trata su correo electrónico más como una lista de tareas pendientes donde marca cada mensaje como "Listo" en lugar de "leído". Puede posponer los correos electrónicos hasta más tarde y agrupar los mensajes relacionados. Entre Inbox, la bandeja de entrada con pestañas de Gmail y la interfaz de bandeja de entrada de prioridad normal, tiene muchas opciones para elegir cómo presentar su correo electrónico.

Gmail también tiene un montón de ajustes ocultos en la sección Labs de su configuración. Aquí puede habilitar algunos ajustes útiles, como un botón dedicado Marcar como leído, un panel de Vista previa para que pueda leer correos electrónicos sin salir de su lista de mensajes y respuestas enlatadas. Si bien muchas de estas características son ajustes increíbles que no todos quieren, algunas también son características básicas que probablemente no debería tener que buscar para habilitar en 2016.

Outlook, por otro lado, utiliza un diseño básico de tres paneles y se adhiere a él. En el lado izquierdo, puede hacer clic en diferentes carpetas y categorías para navegar. En el panel central, verá una lista de correos electrónicos en esa carpeta. Haga clic en un correo electrónico y podrá leerlo en el tercer panel a la derecha. Para cualquiera que haya usado un cliente de correo electrónico que Gmail, debería ser muy familiar. Outlook no tiene tantas opciones para personalizar su interfaz de manera importante como Gmail, pero eso no es necesariamente algo malo. Todavía puede modificar los conceptos básicos como dónde aparece su panel de visualización o qué mensajes de orden aparecen en una conversación con Outlook.

Finalmente, tanto Outlook como Gmail tienen anuncios, aunque aparecen de maneras muy diferentes. En Gmail, verá un par de anuncios que parecen correos electrónicos normales en la pestaña Promociones. Puede evitarlos desactivando la pestaña de promociones, deshabilitando por completo la bandeja de entrada con pestañas o usando la Bandeja de entrada. En Outlook, los anuncios son pancartas completas al costado de la pantalla. La única forma (aparte de los bloqueadores de anuncios) para deshabilitarlos es pagar $ 20 / año por Outlook sin anuncios. Sin embargo, el lado positivo es que Microsoft promete que Outlook no escaneará su correo electrónico para orientar anuncios.

foGmail tiene algunos trucos extra, Outlook tiene toda una tienda de ellos

Ningún cliente de correo electrónico es una isla. Google y Microsoft tienen una tonelada de otros productos integrados directamente en su cliente de correo electrónico que los hacen bastante poderosos. Para simplificar, solo incluiremos los servicios que puede usar sin tener que abandonar directamente las pestañas de Gmail o Outlook. Sin embargo, cada compañía tiene accesos directos rápidos a toneladas de sus otros productos, por lo que parte de su decisión puede estar determinada por las aplicaciones que usa regularmente todos los días.

En Gmail, Hangouts vive como un panel en el lado derecho de la pantalla. Cada chat que abras se abrirá en la parte inferior de tu ventana. Puede abrir minimizarlos mientras revisa su correo electrónico y abrirlos para responder a los mensajes. También puede abrir una ventana de Tareas que se encuentra junto a sus conversaciones abiertas para que pueda crear una lista básica de tareas durante todo el día. Puede establecer fechas de vencimiento y proporcionar descripciones para cada tarea, pero eso es todo. En la sección Labs, puede habilitar un widget de mini-calendario para que pueda ver una vista abreviada de su agenda para el día. Eso es todo lo que puede agregar a Gmail sin descargar extensiones para agregar servicios además de Gmail.

En Outlook, puede usar Skype para enviar mensajes al igual que Hangouts en Gmail. También hay una sección de Tareas que puede abrir desde el menú contextual en la esquina superior izquierda de Outlook. A diferencia del widget de mini-tareas de Gmail, puede proporcionar más detalles para sus tareas, incluidas las horas trabajadas, establecer recordatorios para una tarea y adjuntar archivos de OneDrive a una tarea.

Además de esto, Outlook tiene un montón de complementos que amplían la funcionalidad de su bandeja de entrada. Por ejemplo, puede abrir el complemento Boomerang para configurar un recordatorio para volver a un correo electrónico después de unas pocas horas o días. Puede abrir el complemento Evernote para guardar un correo electrónico en uno de sus cuadernos. Hay más de 100 complementos más en Office Store que pueden agregar nuevas características a Outlook.

El veredicto: Gmail es amigable para los usuarios avanzados, Outlook es impresionante para los trabajadores de oficina

En el pasado, Gmail era el estándar de facto sobre cómo administrar su correo electrónico en línea. Si bien a Microsoft le ha ido bien con Outlook en los equipos de escritorio, solo en los últimos años se han puesto al día sus productos de correo electrónico web. Ahora, es una cuestión de cuál es mejor, pero cada uno tiene sus puntos fuertes.

Si te gusta retocar o experimentar sin parar con la configuración de tu correo electrónico, Gmail es para ti. Google no ha evitado los nuevos diseños atrevidos y controvertidos que cambian la forma en que usa el correo electrónico. A veces esos experimentos funcionan, a veces no, y todos tienen su preferencia. Incluso si no eres fanático del cambio, la base de filtros potentes, etiquetas personalizables y clasificación automática de Gmail es sólida y permite un montón de espacio para ajustar tu bandeja de entrada para doblarla a tu voluntad.

Outlook, por otro lado, es perfecto para cualquiera a quien le guste un flujo de trabajo optimizado o use muchas aplicaciones de productividad profesional . Outlook coloca los botones más relevantes e importantes justo donde puede verlos y permite a los usuarios avanzados buscar opciones si realmente lo desean. También tiene vínculos profundos no solo con el resto de las aplicaciones de Office de Microsoft, sino también con complementos como Boomerang, Evernote y más. Si bien Google no se queda atrás en el departamento de productividad, Outlook de Microsoft se siente como en casa en una oficina.

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