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¿Qué documentos debo destruir y qué debo guardar?

Estimado Goldavelez.com,

Tengo una pila gigante de documentos de aspecto importante sentado frente a mí, y no tengo idea de qué hacer con ellos. Algunos de ellos parecen inútiles, pero podrían ser importantes. ¿A cuáles debo aferrarme y cuáles debo triturar?

Sinceramente,

¿Qué es esta basura?

Querido WG,

Todos recibimos un montón de basura por correo, ya sea solicitudes de tarjetas de crédito, paquetes de seguros o un informe de fondo de jubilación de 60 páginas de un trabajo que tenía hace 10 años. Afortunadamente, decidir qué guardar es simple, y una vez que lo haga, puede destruir casi todo lo demás.

Los documentos importantes que necesita conservar

Dependiendo del tipo de documentos con los que esté lidiando, debe almacenar algunos de ellos durante ciertos períodos de tiempo, otros puede digitalizar y otros puede tirar. Comencemos con los documentos que necesita para mantener copias físicas de siempre:

  • Certificados de nacimiento y defunción
  • Tarjetas de seguridad social
  • Documentos del plan de pensiones
  • Tarjetas de identidad y pasaportes
  • Licencia de matrimonio
  • Licencia de negocios
  • Cualquier póliza de seguro (buena para mantener incluso si tienen una copia digital en caso de que surjan problemas)
  • Testamentos, testamentos vitales y poderes notariales
  • Títulos de vehículos y documentos de préstamos.
  • Escrituras de la casa y documentos hipotecarios

En general, desea conservar copias físicas de todo lo relacionado con asuntos estatales o federales, incluidas certificaciones, licencias o escrituras. La razón es doble: desea tener acceso fácil a estos en caso de que los necesite, y también son difíciles de reemplazar porque generalmente necesita hacer una solicitud directa a la agencia gubernamental, lo que lleva mucho tiempo.

Si no está seguro de qué hacer con estos documentos importantes, le recomendamos mantener un "en caso de un kit de emergencia" para que siempre sepa dónde están. También puede usar una aplicación web como Get Your Sh * t Together para reunir todo lo que necesita conservar a largo plazo.

El segundo subconjunto de documentos para guardar se relaciona con los documentos que debe conservar por un tiempo. Con estos, puede seguir nuestra guía para dejarlos sin papel y escanearlos si lo desea, o simplemente guardar estos documentos en un lugar seguro:

  • Registros de impuestos y recibos (guardar durante siete años)
  • Recibos de pago y extractos bancarios (guardar por un año)
  • Documentos de compra, venta o mejora de la vivienda (guárdelos durante al menos seis años después de la venta)
  • Registros médicos y facturas (mantener al menos un año después del pago en caso de disputas)
  • Documentos y recibos de garantía (consérvelos mientras los tenga)

Finalmente, el último subconjunto son los documentos que necesita para mantener la versión más reciente de:

  • Declaraciones de seguridad social
  • Declaraciones anuales de póliza de seguro
  • Declaraciones del plan de jubilación (401 (k), 529, IRA, etc.)

Eso es practicamente todo. Una vez que sepa qué guardar, organícelos en un archivador y estará listo. Una buena regla general a tener en cuenta al decidir qué guardar es pensar en lo difícil que es reemplazar ese documento. Si necesita aventurarse a una oficina del gobierno, esperar en la fila de un hospital o sentarse al teléfono durante una hora, entonces es mejor que se aferre a él. Si puede aparecer fácilmente en línea y ver un documento, es probable que no necesite conservar una copia física. .

Tritura todo lo demás

Todo lo demás que tenga puede triturarlo o tirarlo de manera segura. Debe destruir cualquier cosa que tenga información personal como su nombre, dirección, número de teléfono, número de seguro social o información de cuenta bancaria.

Esto podría incluir algunos documentos en los que inicialmente no piensa, incluidos los recibos de cajeros automáticos, recibos de tarjetas de crédito, facturas e incluso boletos de avión usados. También debe destruir inmediatamente las tarjetas de crédito, visas, pasaportes e identificaciones vencidos. La mejor manera de triturar documentos es con una buena trituradora de corte cruzado como esta. .

Feliz trituración,

Goldavelez.com