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Productividad 101: Una introducción a la filosofía Getting Getting Done Done (GTD)

Getting Things Done, o GTD, es un sistema para organizarse y mantenerse productivo. Puede parecer complicado por fuera, pero el objetivo final es pasar menos tiempo haciendo las cosas que tiene que hacer para que tenga más tiempo para las cosas que desea hacer. Analicemos y veamos cómo puede aplicar una versión simplificada a su vida.

¿Qué es GTD (hacer las cosas?)

Getting Things Done (GTD) es en realidad dos cosas: un método de productividad y un libro best-seller del autor y consultor de productividad David Allen. Ha existido durante mucho tiempo, y es un elemento básico de los entusiastas de la productividad en todas partes, incluso aquí en Goldavelez.com. Aún así, nunca hemos profundizado en lo que es y cómo puede hacer que funcione para usted. Y, dado que recientemente nos hemos sumergido en algunos de los conceptos básicos de hackeo de la vida para nuevos lectores en nuestra serie 101, pensamos que valía la pena volver a visitarlo.

En pocas palabras, GTD es un método para organizar sus tareas pendientes, prioridades y su horario de una manera que los haga manejables. Uno de los mayores beneficios de GTD es que facilita ver lo que tiene en su plato y elegir en qué trabajar a continuación. También tiene un fuerte énfasis en sacar sus tareas pendientes de su cabeza y en un sistema al que pueda referirse. Esto despeja su mente de cualquier distracción mental que le impida trabajar de manera eficiente.

Todo eso suena genial, pero GTD también tiene fama de ser complicado. No tiene que ser así, pero parte de la razón por la que se ganó esa reputación es porque no hay nadie, rígido, "forma correcta" para practicarlo. Hay líneas para permanecer dentro, pero no hay un tipo de "hacer esto, luego hacer eso, y ponerlos en esa categoría" del tipo de libro de reglas. No hay una aplicación preferida para usar o un diario para comprar para que funcione. Parte de esa vaguedad facilita la remezcla y la personalización para que coincida con sus necesidades, pero también dificulta el acercamiento. En esta publicación, lo guiaremos a través de los principios básicos de GTD desde la perspectiva de un principiante, y le ofreceremos algunos consejos para ayudarlo a aplicar un formulario simplificado y más accesible a su agenda agitada y su lista de tareas pendientes.

Los cinco "pilares" de GTD

GTD es un sistema organizacional. No establece reglas sobre cómo realmente haces tu trabajo. En cambio, se centra en cómo capturar el trabajo que necesita hacer, organizarlo y elegir lo que necesita su atención. En esencia, GTD se basa en cinco "pilares" o pasos para organizarse y mantenerse organizado:

  1. Captura todo. Tus tareas pendientes, tus ideas, tus tareas recurrentes, todo. Póngalo en un cuaderno de lápiz y papel, una aplicación de tareas, un planificador, lo que prefiera usar para organizarse. GTD no dice que use una herramienta específica, pero cualquier cosa que use tiene que encajar en su flujo normal. La barrera para usarlo debe ser tan baja que nunca haya una razón para que usted diga "Lo agregaré a mi lista más tarde". Desea capturar todo tan pronto como suceda para no tener que pensarlo nuevamente hasta que sea el momento de hacerlo.
  2. Aclara las cosas que tienes que hacer. No solo escriba "Planificar vacaciones", divídalo en pasos accionables para que no haya ninguna barrera para simplemente hacer la tarea. Si hay algo que puede hacer de inmediato y tiene tiempo para hacerlo, hágalo. Si hay algo que pueda delegar, delegarlo. Aquí hay un video útil en el que David Allen explica cómo aclarar sus tareas pendientes para que no requieran más tiempo para entender lo que quiso decir de lo que realmente se necesita para hacer lo que quería hacer.
  3. Organice esos elementos accionables por categoría y prioridad. Asigna fechas de vencimiento donde puedas y establece recordatorios para que puedas seguirlas. Preste especial atención a la prioridad de cada elemento, también. En realidad, no estás haciendo ninguno de los elementos de tu lista en este momento, solo te estás asegurando de que estén en los cubos correctos para más adelante, y tus recordatorios estén configurados. En resumen, este es un momento de calidad con su lista de tareas, su bandeja de entrada y su calendario.
  4. Reflexione sobre su lista de tareas pendientes. Primero, revise sus tareas pendientes para ver cuál debería ser su próxima acción. Aquí es donde el paso de aclaración vale la pena, porque debería poder elegir algo que tenga el tiempo y la energía para hacer de inmediato. Si ve algo que es tan vago que sabe que no podrá simplemente recogerlo y correr con él, desglosarlo. En segundo lugar, realice una revisión exhaustiva de su lista de tareas periódicamente para ver dónde está progresando, dónde necesita ajustar sus prioridades y determinar cómo funciona el sistema para usted.
  5. Participa y ponte a trabajar. Elija su próxima acción y llegue a ella. Su sistema está, en este momento, configurado para facilitar la resolución. Sus tareas pendientes se organizan por prioridad y se colocan en categorías. Sabes en qué trabajar y cuándo. Se dividen en trozos manejables, del tamaño de un bocado, que son fáciles de comenzar. Es hora de ponerse a trabajar.

Esos son los principios básicos de GTD. En esencia, GTD le brinda una forma de obtener todo lo que necesita recordar de su cabeza y en un sistema que pueda recordarlos por usted, organizarlos y dividirlos en pedazos con los que pueda trabajar. De esa manera, la próxima vez que mire su lista de tareas, no debe haber confusión sobre lo que tiene tiempo para abordar o lo que es más importante. Puede pasar menos tiempo pensando en qué hacer y cómo trabajar, y más tiempo trabajando realmente.

Cómo comenzar con GTD

Ahora que comprende la premisa básica de GTD, comenzar es simple. De hecho, es probable que muchos de los pilares de GTD ya sean parte de su flujo de trabajo. Tal vez ya tenga una aplicación de tareas pendientes, o una reunión regular con su jefe para discutir las prioridades. Puede parecer desalentador, o como si pasara más tiempo organizándose con algo como GTD de lo que realmente pasaría haciendo su trabajo, pero no tiene por qué ser así. Aquí se explica cómo comenzar.

Primero, necesita alguna herramienta para capturar y organizar todas sus ideas, tareas pendientes, responsabilidades, todo lo que necesita recordar. Es probable que ya tenga una aplicación de lista de tareas favorita, un diario y un planificador que use para mantenerse organizado. Si no lo hace, busque uno que funcione con su flujo. Cuando el jefe te sorprende con una nueva tarea mientras estás trabajando en otra cosa, quieres una herramienta que te permita sacar esa tarea de tu cabeza y ponerla en tu sistema lo más rápido posible. De esa manera no tendrá que preocuparse por eso, o tratar de recordarlo más tarde. Si su aplicación de tareas actual no le da esa libertad, busque una que sí, incluso si se trata de notas post-it o una pizarra.

A continuación, y esto es lo que la mayoría de nosotros no hacemos ahora, reserve un poco de tiempo cada semana o al comienzo de cada día para ponerse realmente en contacto con sus tareas pendientes. Después de todo, no hay una manera más rápida de perder el tiempo en el trabajo que trabajar a ciegas sin pensar en el panorama general, o en qué otra cosa tiene que hacer que sea más apremiante. Asegúrese de que las tareas pendientes estén organizadas en tareas específicas que puede recoger y ejecutar cuando tenga tiempo para hacerlas. Asegúrese de que también estén organizados por prioridad, para que nunca tenga que perder el tiempo averiguando en qué es más importante trabajar. Idealmente, cuando haya terminado, sus tareas pendientes deberían ser fáciles de escanear, podrá ver rápidamente lo que es más importante, lo que lleva más o menos tiempo lograr y lo que debe abordar a continuación (y después de eso, y después de eso.)

La forma en que organice esas tareas pendientes depende de usted, pero recuerde, no piratee demasiado su método. Son las pequeñas cosas las que lo hacen, y si su lista de tareas pendientes está empezando a llenarse de categorías, prioridades variables y todo tipo de etiquetas, indicadores y funciones, es hora de volver al punto de partida y simplificar. Personalmente, todas las mañanas paso unos cinco minutos asegurándome de que todo en mi lista de tareas pendientes refleje todo lo que necesito hacer ese día, y cualquier cosa que sea grande o vaga tiene la claridad suficiente para poder manejarlo. Luego, una vez a la semana, me doy alrededor de media hora a una hora para una revisión semanal, donde hago una inmersión más profunda, me aseguro de hacer un seguimiento de todo lo que he querido pero descuido, agrego ideas persistentes a mi lista de cosas por hacer, delegar lo que pueda, hacer una pequeña lluvia de ideas y cambiar las prioridades si es necesario.

Encuentre un sistema compatible con GTD que funcione para usted

Se podría pensar que el propio David Allen usa un planificador costoso o una gran cantidad de aplicaciones para hacer lo que hace. El no lo hace. En realidad, él realmente solo usa papel. De hecho, su espacio de trabajo siempre tiene blocs de notas cerca, por lo que puede anotar ideas y tareas rápidamente y sacarlas de su cabeza.

Si también le gusta el enfoque en papel, el sistema Bullet Journal mencionado anteriormente es muy amigable con GTD, ya que lo alienta a pasar tiempo revisando y priorizando sus tareas pendientes, y le facilita agregar nuevas tareas pendientes a su lista . Agrega más estructura de la que GTD requiere, pero eso puede funcionar para usted.

Si prefiere el enfoque centrado en la aplicación, tiene muchas opciones. Evernote es una opción popular, y hemos mencionado cómo hacerlo compatible con GTD en el pasado, junto con algunas plantillas para comenzar. Prefiero Springpad, también se puede masajear fácilmente en un organizador compatible con GTD. Microsoft OneNote es igualmente potente e igualmente compatible con GTD. Los tres son excelentes para GTD, incluso si son un poco pesados ​​y tienen muchas funciones.

No tiene que usar aplicaciones multipropósito como Evernote o OneNote para GTD si no lo desea. Incluso aplicaciones de tareas simples, como GQueues, Doit.im, e incluso la propia aplicación Recordatorios de Apple que se ajustan bien al molde. De hecho, cualquier aplicación de tareas o herramienta para tomar notas que también te permita organizar, priorizar y revisar las cosas que tienes que hacer funcionará bien. Dicho esto, algunos lo hacen más fácil que otros, y algunos están diseñados con GTD en mente. Esté atento a eso si está buscando.

Recuerde, esta es solo una filosofía

GTD tiene mucho que ofrecer, pero no lo olvidemos: es solo una filosofía. No es para todos, y puede que no sea el mejor sistema de productividad para usted. Existen muchos sistemas y métodos de productividad, y aunque algunas personas adoran GTD como la Biblia, es solo un sistema muy popular de muchos. La mejor manera de usarlo es masajearlo en un sistema que funcione mejor para sus necesidades, sin cumplir estrictamente con todas sus reglas. Se muere por ser remezclado y adaptado.

Por ejemplo, si sus tareas pendientes vienen en forma de correos electrónicos, su bandeja de entrada debe ser parte de su sistema. Mantener su bandeja de entrada limpia, o al menos organizada, es parte de los pasos anteriores de "captura" y "organización". Este flujo de trabajo de Gmail ayudó a nuestra propia Melanie Pinola a tener su bandeja de entrada bajo control, y todavía juro por el "Trío de confianza" de carpetas de correo de Gina Trapani, no porque haga que mi bandeja de entrada se vea limpia, sino porque combina capturar y aclarar en una. Si eres un estudiante, este flujo de trabajo amigable con la universidad puede ser atractivo para ti, ya que se trata tanto de elementos sensibles al tiempo (tareas, trabajos, exámenes) como específicos del contexto (estudiar, organizar notas, investigar). Hagas lo que hagas, asegúrate de que funcione para ti y de que sea así. No se deje atrapar por la productividad por el bien de la productividad.

Lectura adicional

Ahora ya tiene las herramientas para comenzar a utilizar GTD y hacer que funcione para usted. Realmente solo hemos arañado la superficie, y el libro real ofrece consejos y ejemplos más específicos que puede aplicar a sus necesidades específicas. Si está buscando más recursos, aquí hay una breve lista de artículos que vale la pena leer:

  • Practicando GTD simplificado
  • GTD Times
  • Preguntas frecuentes sobre cómo hacer las cosas de Zen Habits
  • 43 Guía de inicio de las carpetas con GTD
  • Caja de herramientas GTD de Mashable
  • Nuestra etiqueta de GTD

Recuerde, el objetivo de GTD es pasar un poco de tiempo organizándose para obtener una gran recompensa por el tiempo que hubiera invertido en un trabajo innecesario e improductivo. Por sus esfuerzos, estará más organizado y relajado, porque nunca tendrá que preocuparse por qué hacer a continuación, cómo hacerlo y cuándo tendrá tiempo, su sistema se encargará de eso por usted. El resultado final es que estás más en sintonía con tu trabajo y estás más comprometido con tu vida.