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Productividad 101: Cómo usar Kanban personal para visualizar su trabajo

Los mejores métodos de productividad mantienen sus tareas pendientes frente a usted y priorizadas para que nunca se pregunte en qué trabajar después. Algunos son complicados, pero otros hacen que sea fácil verlo todo, organizado por prioridad, tan fácil que podría usar notas Post-It si lo desea. Hablemos de uno de esos sistemas: Kanban personal.

Personal Kanban es un sistema de productividad con el que es fácil comenzar, solo tiene dos "reglas" reales y está diseñado para darle una visión simple y visual de lo que está en su plato, cuáles son sus prioridades y lo que ha logrado. Es un poco como otros sistemas de productividad que hemos destacado, como Getting Things Done (GTD) y la Técnica Pomodoro. Tiene una estructura general que puede seguir, y una serie de herramientas que pueden ayudarlo a comenzar y seguirlo. El enfoque de Kaizen no es una filosofía, pero definitivamente hay espacio para ajustar el sistema para que funcione para usted e incorporar las lecciones aprendidas de las cosas que ha logrado. Comencemos con lo que es Kanban personal, luego veamos cómo puede usarlo.

¿Qué es Kanban personal?

Personal Kanban, en pocas palabras, es un sistema simple para administrar sus tareas pendientes. Su mayor beneficio es que te ayuda a evitar asumir demasiadas cosas a la vez, y siempre te da una visión visual y de un vistazo de tu trabajo. Está relacionado, pero no es lo mismo, con el método de entrega y programación ajustada de Kanban, a menudo utilizado en la fabricación (específicamente la fabricación de automóviles). La idea de Kanban "personal" surgió cuando los expertos en productividad Jim Benson y Tonianne DeMaria Barry escribieron el libro en 2011. La premisa básica de Personal Kanban como método para visualizar y priorizar su trabajo es mucho más antigua, pero el libro expone cómo funciona el sistema y ofrece consejos específicos para personas que luchan con cargas de trabajo abrumadoras y prioridades competitivas.

Kanban personal se basa en dos "reglas" principales:

  • Visualiza tu trabajo . En resumen, debería poder, en cualquier momento, observar su carga de trabajo general, determinar rápidamente en qué debería trabajar a continuación, tener claves visuales de prioridad y tiempo para completar, y ese sistema debería ser fácil de agregar, eliminar y reorganizar. Hemos destacado varias formas de visualizar su lista de tareas, incluyendo Kanban personal.
  • Limite su trabajo en progreso (WIP) . En otras palabras, limite la cantidad de cosas en las que trabaja al mismo tiempo. Esto hace dos cosas. Primero, hace que sea más fácil visualizar su trabajo, ya que mantiene un control sobre cuánto está pasando a la vez. En segundo lugar, también le ayuda a evitar los peligros de la multitarea, sin mencionar el agotamiento. Administrar su carga de trabajo con cuidado también le enseña cómo decir no sin arruinar su carrera.

A partir de ahí, la forma en que implementa la Kanban personal depende principalmente de usted. Puede usar aplicaciones o herramientas complicadas, tableros de anuncios simples, notas post-it o cuadernos. No hay herramientas o productos oficiales (más allá del libro, por supuesto). Benson y DeMaria Barry, sin embargo, tienen algunas sugerencias para ayudarlo a comenzar, algunas de las cuales probablemente haya visto antes, tanto aquí en Goldavelez.com como en la web.

Cómo comenzar con Kanban personal

Abierto

Comenzar con Personal Kanban es fácil. Todo lo que realmente necesita es un lugar donde pueda diseñar y organizar sus tareas pendientes en un tablero Kanban, o "un Kanban". La clave es cómo están organizados. Un tablero simple no es más que un gráfico con tres columnas verticales: Backlog / To-Do, Doing y Done .

Su sección "Hacer" consiste en todas las tareas pendientes en las que está trabajando en este momento, o planea trabajar de inmediato. Idealmente, estarían más organizados por prioridad, por lo que puede mirarlos en cualquier momento y ver cuáles abordar primero. Su "Backlog" son todas las tareas pendientes en las que no está trabajando en este momento, pero que necesita llegar en algún momento. "Listo" es algo obvio, pero es importante mantener tu Kanban, ya que ver cuánto trabajo has completado te mantiene motivado y productivo.

Eso es un simple Kanban. Si le suena familiar, probablemente haya visto algunos de los muchos espacios de trabajo destacados y publicaciones de productividad donde hemos discutido los méritos de usar Post-Its o pizarras como esta para organizar sus tareas pendientes. Las pizarras blancas son perfectas para Kanban personal. Es fácil dibujar columnas, luego agregar y borrar tareas pendientes rápidamente. Si lo prefiere, puede dibujar sus columnas, luego usar notas Post-It para tareas individuales. Esto los hace fáciles de mover sin tener que reescribirlos. Además, las notas Post-It vienen en diferentes colores, lo que le brinda una manera fácil de organizar su Kanban por prioridad. Por ejemplo, las notas amarillas pueden ser de prioridad media, las notas moradas de baja prioridad y las rojas las más importantes.

Ahora, cada vez que mira su pizarra, puede ver lo que tiene en su plato y cuál de esas tareas pendientes es más importante. Podrá elegir rápidamente una tarea pendiente para pasar a "hacer" de su cartera de pedidos cuando esté libre, y podrá ver fácilmente cuando su plato esté demasiado lleno.

Si bien el Kanban es importante, en realidad es solo una forma funcional de visualizar sus tareas pendientes. La segunda regla, recordar limitar su trabajo en progreso, también es importante. Si sigue agregando Post-It a sus tareas pendientes, se sentirá abrumado y esos beneficios visuales serán reemplazados por estrés y ansiedad. Benson y DeMaria Barry explican que es fundamental mantener su trabajo secuencial al mínimo. Ponga un límite estricto a la cantidad de cosas que está dispuesto a tener en la sección "Hacer" en cualquier momento, o en el Kanban en absoluto (guarde todo lo que necesite pasar al "Registro" en una carpeta, o en una Publicación -Almohadilla hasta que haya espacio para ello.) De esta manera, su Kanban se mantiene organizado y realmente útil.

Esta presentación de diapositivas (incrustada arriba) es una presentación del sitio web Personal Kanban con consejos más específicos para ayudarlo a comenzar.

Aplicaciones y herramientas que admiten Kanban personal

Si su espacio de trabajo no tiene el lujo de una gran pizarra que puede colgar de la pared, o incluso una pequeña almohadilla de escritorio o panel de corcho que puede convertir en un Kanban, tiene muchas otras opciones, incluidos algunos nombres familiares. Ya sea que trabaje en la web o prefiera una aplicación descargable, aquí hay algunas herramientas de productividad que aprovechan el método Kanban personal:

  • Trello : Así es, la herramienta de productividad siempre popular Trello en realidad se basa en la organización de tareas al estilo Kanban. Lo destacamos cuando se lanzó y le mostramos cómo organizar toda su vida con él. Incluso le hemos mostrado cómo calzarlo en un sistema similar a GTD, pero su diseño visual, su enfoque en las columnas para la organización y su enfoque de "tarjetas como tareas pendientes" lo hacen perfecto para Personal Kanban. Todo lo que necesita hacer es definir sus columnas y comenzar a agregar tareas pendientes. Incluso puede darles fechas de vencimiento, notas, recordatorios, señales visuales de prioridad, imágenes y más.
  • KanbanFlow : KanbanFlow puede parecerse mucho a Trello, pero está un poco más marcado en el enfoque de Kanban que Trello. Agrega una columna adicional, "Hoy", para que pueda separar las tareas que están en progreso de aquellas en las que va a trabajar en este momento. Además de eso, los otros elementos son familiares: puede agregar notas y recordatorios a sus elementos Kanban, mantenerlos visualmente ordenados por prioridad, limitar su trabajo en progreso y colaborar con otros si es necesario. KanbanFlow también integra un temporizador Pomodoro para ayudarlo a concentrarse y hacer el trabajo. Hablaremos más sobre esto en un momento, pero la belleza de Kanban, y sus herramientas, es que se integra muy bien con otros métodos de productividad. Además, el sitio se ve muy bien en teléfonos inteligentes y tabletas, no se requiere aplicación.
  • Evernote (con Kanbanote) : Evernote solo no es una solución Kanban particularmente genial. Su enfoque está lejos de ser visual, aunque puede ajustarlo para que sea un poco más adelantado con las notas que agrega. Aun así, su fortaleza radica en recopilar y organizar información, no en presentarla visualmente. Kanbanote cambia eso y convierte tus listas de Evernote en una colección visual de elementos sobre los que puedes actuar. Incluso agrega las tres columnas Backlog / Doing / Done para usted. Incluso hay una aplicación de Android complementaria que puede usar sobre la marcha.

Por supuesto, no hay nada que diga que tienes que usar una aplicación. Puede ser útil, especialmente si confía en su equipo para hacer las cosas. Sin embargo, si prefiere métodos analógicos, siempre puede usar un cuaderno de bocetos y notas post-it para construir su Kanban, o simplemente un lápiz y papel viejos. Incluso puede comprar pizarras y pizarras "Kanban for One", todas preparadas y listas para usar, en tamaños de escritorio. No hay una regla que diga que su Kanban tiene que ser enorme, o que tiene que usar Post-Its: hacen las cosas un poco más fáciles, pero debe hacer lo que funcione con su flujo.

Cómo hacer que Kanban personal funcione a largo plazo

El enfoque de Kanban personal es simple y flexible. Puede usar un parche de pared, descargar una aplicación o garabatear en un cuaderno, y esa es la clave para que funcione a largo plazo. Elija el que más le convenga y estará enganchado. La clave es encontrar un método que complemente su flujo de trabajo en lugar de romperlo, y utilice herramientas con las que volverá en lugar de luchar. Si tiene acceso a una pizarra blanca en su oficina, poder mirar rápidamente y ver qué hay en su agenda puede ser extremadamente útil. Sin embargo, si viaja una tonelada, usar Trello o KanbanFlow es más conveniente que cargar una pizarra.

Tocamos esto antes, pero otra cosa hermosa sobre Personal Kanban es que funciona muy bien con otras técnicas de productividad. Si eres fanático de GTD o Pomodoro, aún puedes usar Personal Kanban. De hecho, cualquier sistema que use una lista de tareas puede beneficiarse del enfoque Personal Kanban. Eso significa que si actualmente está utilizando otro sistema, no tiene que cambiar de sistema ni renunciar a sus herramientas; simplemente puede mezclar un poco su método.

Por ejemplo, recientemente destacamos el tablero de tareas de Chris S Penn, que se basa en la Matriz de decisión de Eisenhower. Si bien utiliza ese tablero individual principalmente, podría plegarse fácilmente en Kanban personal convirtiendo su tablero en la sección "Hacer" y agregando secciones "Reserva" y "Listo" a su alrededor. Mira tu propia lista de tareas y cómo la organizas. Piense en las cosas que realmente está haciendo en términos de ese tablero de "Hacer", y las cosas que sabe que tiene que hacer pero que ahora no va a considerar como su "Backlog". A medida que rasca las cosas y gana impulso, piense en ellas como su tablero "Listo" en lugar de solo tareas tachadas. Es así de simple.

Lectura adicional

Debería poder comenzar con Kanban personal desde aquí, pero solo hemos tocado los conceptos básicos. Por ejemplo, el método es tan eficiente para organizar equipos como para organizar tareas personales, y no requiere mucho más trabajo configurarlo. Por supuesto, el libro definitivo de Benson y DeMaria Barry sobre Kanban personal es donde debe comenzar, pero si está interesado en aprender más, aquí hay algunos recursos para consultar:

  • El blog personal de Kanban
  • Kanban personal 101
  • Kanban personal en Facebook
  • Kanban personal en pocas palabras por Jurgen de Smet y Erik Talboom
  • Udemy: Comenzando con Kanban Personal
  • Los males de la multitarea y cómo Kanban personal puede ayudarlo
  • Galería personal de Kanban

El Kanban personal puede sonar como hablar de productividad, pero los principios básicos son simples y difíciles de discutir: mantén tus ojos en tu trabajo. Intenta no hacer demasiados malabares a la vez. El resto son detalles que depende de usted moldear en su flujo de trabajo perfecto y más productivo.