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Hacer las cosas, diez años después

Ya no se escucha a mucha gente hablar sobre el sistema de productividad. No es tan colorido o amigable para la instalación como el Bullet Journal, y aunque varias aplicaciones han afirmado que "funcionan con GTD", todas se han quedado un poco cortas, porque, en esencia, GTD es analógico. Es un sistema que funciona si permite que Gmail clasifique automáticamente su correo electrónico en categorías, o si deja que una aplicación escanee sus documentos para extraer tareas pendientes o elementos del calendario, ya que el objetivo de GTD es que está rastreando y recolectando activamente cada tarea, responsabilidad o preocupación (también conocido como "Open Loop") que viene en camino. Debe revisar cada correo electrónico y anotar cada cita, porque si pasa algún tiempo preocupándose si una aplicación ha descuidado programar automáticamente algo, ese es un bucle abierto que ocupa espacio en su mente y le impide hacer otra cosa.

He pasado los últimos diez años limpiando esos lazos. Procesando mi propio correo electrónico. Programando mi propio calendario. Escribiendo mis propias tareas. Utilizo aplicaciones (calendario, estado físico, banco) para ayudarme a administrar toda esta información, pero no confío en la parte de la colección a nadie más que a mí mismo.

Hacer todo esto, practicar GTD, cambió mi cerebro. Ya no puedo pensar en una cosa sin desglosarla automáticamente en sus componentes, las acciones individuales que deben completarse antes de que la cosa misma sea. No puedo imaginar un lunes sin una revisión semanal, o un bucle abierto que dejo en mi cabeza por más tiempo del que me toma alcanzar mi dispositivo de captura ubicuo.

Sin embargo, ya no lo considero como un dispositivo de captura ubicuo. Es solo mi cuaderno.

Gran parte de lo que David Allen escribió en su obra de 2001 está desactualizado. (Solía ​​aconsejar a las personas que crearan una lista separada de las siguientes acciones que solo podían hacer cuando estaban al lado de un teléfono). Hay una edición revisada de 2015 que aún no he leído, que asumo que trata con el procesamiento de textos y el escaneo Twitter se alimenta, y probablemente ya esté desactualizado porque no incluye consejos para capturar Open Loops de Slack.

Pero no necesito leerlo, porque ya he sido ... transformado. Recableado Optimizado para una productividad libre de estrés y listo para hacer las cosas.

Cómo hacer las cosas cambió mi vida

No recuerdo si leí la publicación Goldavelez.com de Gina Trapani sobre "GTD simplificado" antes o después de descubrir las 43 carpetas de Merlin Mann, pero mucha gente hablaba de GTD en 2007, y desde que recién comencé en el primer trabajo de oficina que me exigía asumir responsabilidades más allá de "contestar los teléfonos", estaba listo para ello. (Había estado escribiendo tareas pendientes en trozos de papel, tachando artículos y reescribiéndolos a la mañana siguiente). Le dije a mi jefe que quería leer este libro de productividad, y luego fui a las Fronteras al otro lado de la calle. mi oficina y lo compré

Todo encajó en mi cerebro como una melodía; memorable al instante, cada pieza fluye hacia la siguiente. Abrí una hoja de cálculo y comencé a catalogar cada tarea inacabada, agregando nuevas filas debajo de las celdas para dividir los bucles abiertos en las siguientes acciones individuales. Entré en el armario de suministros para encontrar algo que pudiera servir como una Bandeja de entrada dedicada para trozos de papel y otros artículos físicos que debían procesarse en tareas y acciones. Le pregunté a mi jefe si la oficina me permitía comprar 43 carpetas y un archivo para guardarlas.

Estoy muy seguro de que me convertí en el GTD Dork de la oficina después de eso. Hice proselitismo. Conseguí que mis compañeros de trabajo leyeran el libro, e incluso convencí a algunos de ellos para que participaran en un seminario web en línea con la presentación. (Accidentalmente compartió una pantalla que incluía algunas de sus siguientes acciones más personales. Fue extraño.) Le pregunté a RR. HH. Si ir a uno de los grandes seminarios de GTD, del tipo que tenían en los salones de baile de los hoteles, contaría como desarrollo profesional.

Pero hice muchas cosas. Me conocí como la persona que podía equilibrar múltiples proyectos sin perder una fecha límite. Anoté cada responsabilidad, la dividí en sus acciones individuales y revisé todas mis acciones pendientes una vez por semana. También hice la parte de GTD que es secretamente la más difícil; el que convierte GTD de un sistema de hoja de cálculo a un sistema de productividad:

GTD funciona porque le permite canalizar todas sus responsabilidades pendientes en un solo lugar. No tiene que desperdiciar el espacio del cerebro pensando "tiene que conseguir papel higiénico, no olvide el papel higiénico" porque está escrito, junto con el "borrador del borrador" o "envíe un correo electrónico a Melissa sobre la factura" o cualquier otra cosa que necesite hacer. (Sí, puede subdividir su lista en categorías, si no quiere ver "obtener papel higiénico" mezclado con sus cosas de trabajo). Este fue el gran cambio para mí; La idea de que podría escribir, dividirla en sus acciones individuales y poner todas esas acciones en el mismo documento.

GTD también funciona porque le brinda la capacidad de escanear rápidamente su lista de tareas y acciones, literalmente la lista de tareas pendientes de toda su vida, y elegir una acción para completar. Pero también tienes que completarlo. Luego, tan pronto como haya terminado, debe completar otra cosa.

Cómo GTD se compara con otras aplicaciones y sistemas de productividad

He probado varias aplicaciones y sistemas de productividad desde que comencé GTD. Descargué y eliminé Remember the Milk más de una vez; fue bueno, pero pude rastrear y organizar tareas mucho más rápido en mi hoja de cálculo.

Durante un tiempo intenté descargar proyectos en una tabla Kanban, y aunque fue divertido mover notas adhesivas, solo estaba recreando datos que ya tenía en mi lista maestra de GTD, y no necesitaba dos listas. (Tener dos listas significa que puede actualizar una y olvidarse de actualizar la otra, y si tiene que pasar tiempo preocupándose si su sistema es exacto, es hora de que no pase otra cosa).

Hubo un período de tiempo durante el cual no guardé una hoja de cálculo y transfirí todo a Basecamp, porque me dio la funcionalidad que necesitaba. Quería mantener una sola lista de Acciones siguientes que podría subdividir en categorías. No quería que la aplicación sugiriera, aconsejara u organizara en mi nombre.

Pero esa versión anterior de Basecamp finalmente dejó de sincronizarse con mi teléfono, lo que significaba que ya no podía confiar en ella, y la nueva versión de Basecamp tiene muchas más funciones de las que necesito.

Entonces mantengo mi hoja de cálculo. Se ve muy diferente de lo que parecía cuando comencé a usar GTD, pero funciona. A veces pienso en cambiarme a un Bullet Journal (me encantan los marcadores de colores), pero luego recuerdo que el papel se arruga y se mete en cajas y mi sistema de hoja de cálculo tiene este registro exacto de todo lo que he completado, sobre lo que puedo levantar y referencia cuando sea necesario.

Cómo ha cambiado mi práctica de GTD

He practicado GTD durante aproximadamente diez años. Todavía escribo todo, incluso si es una tarea que planeo hacer tan pronto como me levante de la cama y vaya a la oficina de mi casa. (Todos sabemos que caminar por una puerta nos hace olvidar las cosas, ¿verdad?)

También sigo manteniendo una Bandeja de entrada dedicada para el correo, el documento en papel ocasional y cosas al azar que tienen que ir a algún lado hasta que sepa qué hacer con él. Dejé de usar una carpeta Tickler alrededor de 2012; Google Calendar podría manejar la mayoría de mis recordatorios, y no había suficiente papel para mantener un sistema de 43 carpetas.

Solía ​​hacer revisiones semanales los viernes, como una forma de reflexionar sobre la semana que acababa de terminar; ahora los hago los lunes, como una forma de planificar para la semana que viene.

También ordeno mis próximas acciones por fecha, por ejemplo, "esto es lo que quiero hacer el martes", en lugar de ponerlas todas en la misma lista. Tengo una hoja de cálculo que he organizado como un calendario, y todos los días tiene su lista de tareas profesionales y personales que marco a medida que las completo. Cuando proceso elementos en esta hoja de cálculo, no solo los desgloso en sus acciones individuales, sino que también decido en qué día se realizarán.

Todavía mantengo una lista separada de acciones de Someday / Maybe en una cuenta antigua de Basecamp que aún no he dejado ir, ¡contiene un registro de tantas tareas completadas! Aunque esa lista de Someday / Maybe está casi muerta. GTD me ha hecho algún día; He logrado mucho al decir "Bien, quiero hacer esto. ¿Cómo y cuándo lo voy a hacer?

Y luego lo hago. Esa es la parte más difícil de hacer las cosas. El resto es simplemente una buena toma de notas.