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¿Cuánto tiempo debo guardar los documentos antiguos?

Estimado Goldavelez.com,

He estado guardando documentos antiguos (recibos de pago, facturas de tarjetas de crédito, documentos de seguros, etc.) y mi archivador finalmente se ha llenado. Sé que mudarse al siglo XXI escaneando y clasificando es probablemente la mejor opción, pero no quiero dar el tiempo o la energía para escanear, organizar, hacer copias de seguridad, etc. de todos esos documentos. ¿Cuándo puedo deshacerme de ellos?

Firmado

Molesto por papel

Querido molesto,

Dejar completamente sin papel tiene sus ventajas (y para muchas personas ni siquiera tomará tanto tiempo y esfuerzo como podría pensar), pero cuando tiene documentos en papel que se remontan muchos años (quizás incluso décadas), puede ser desalentador y, simplemente, no vale la pena tu tiempo para digitalizarlos. Sin embargo, dentro de sus pilas de documentos hay algunos que probablemente debería conservar durante muchos años más y haga una copia digital para obtener una copia de seguridad adicional. Sin embargo, la mayoría de los documentos en su archivo desbordante pueden reciclarse o triturarse con confianza. Aquí está la información sobre la vida útil de varios tipos de documentos que suenan importantes, para que pueda ordenarlos y hacer un poco de limpieza de primavera de desorden de papel.

Nota: Las opiniones varían en las fechas exactas para conservar los registros, pero estas son algunas pautas básicas de varias fuentes profesionales que pueden ayudarlo a recortar su archivador abultado.

Documentos para guardar hasta el fin de los tiempos

Los documentos de los que nunca debe deshacerse son bastante obvios: son documentos oficiales de agencias gubernamentales, generalmente involucran abogados, serán muy importantes para sus seres queridos si fallece, están relacionados con algo de valor significativo y / o son Un dolor para reemplazar. Como señalamos en nuestra guía de qué conservar y qué destruir, estos incluyen:

  • Certificados de nacimiento y defunción
  • Tarjetas de seguridad social
  • Documentos del plan de pensiones
  • Tarjetas de identidad y pasaportes
  • Licencia de matrimonio
  • Licencia de negocios
  • Papeles de baja militar
  • Cualquier póliza de seguro
  • Testamentos, testamentos vitales y poderes notariales (porque todos moriremos algún día y necesitamos prepararnos para ello)
  • Títulos de vehículos
  • Documentos de préstamo
  • Escrituras de la casa y documentos hipotecarios

Además, la guía de retención de registros de CPA Mark O. Dietrich y el Departamento de Protección al Consumidor del Estado de Nueva York también recomiendan que mantenga permanentemente:

  • Registros de la casa: cheques cancelados para mejoras y mantenimiento importantes de la casa (por la duración de la propiedad de la casa)
  • Registros médicos
  • Fotos o videos de objetos de valor
  • Copias de devolución de impuestos y hojas de trabajo
  • Cheques de pago de impuestos
  • Declaraciones anuales de IRA u otras contribuciones de inversión, retornos informativos sobre pensiones / participación en las ganancias

Guarde copias físicas de estos documentos en un lugar seguro, como una caja de seguridad o una caja fuerte a prueba de incendios, una ubicación única que sea fácil de agarrar en caso de que necesite evacuar, y también haga copias digitales para copias de seguridad fuera del sitio. Para realizar un seguimiento de su valiosa información y compartirla con sus seres queridos, consulte nuestro "en caso de un kit de emergencia".

Documentos para tirar a medida que llegan nuevos

El desfile en papel es interminable. La buena noticia es que con cada nueva declaración de inversión, póliza de seguro renovada o muchos otros documentos que se repiten regularmente, puede conservar solo la última versión. Específicamente, puede destruir estos documentos cuando obtenga el nuevo:

  • Estados de inversión mensuales o trimestrales (para los estados de cuenta anuales, consulte la siguiente sección)
  • Declaraciones de seguridad social
  • Pólizas de seguro renovadas anualmente.

Documentos para guardar hasta un momento o evento específico

Finalmente, algunos registros se pueden lanzar después de ciertos desencadenantes o tiempo:

  • Recibos de tarjetas de crédito: después de haberlos conciliado con su estado de cuenta mensual, a menos que sea necesario para una garantía o presentación de impuestos. En esos casos, guarde los recibos con el manual del producto hasta que caduque la garantía o con sus documentos fiscales.
  • Boletas de depósito bancario o retiro: después de conciliar con su estado de cuenta mensual
  • Tarjeta de crédito y estados de cuenta bancarios: 7 años si los necesita para recibir apoyo fiscal, de lo contrario, un año.
  • Declaraciones anuales de inversión: hasta que venda las inversiones, guárdelas durante 7 años después de que venda con sus documentos fiscales.
  • Recibos de sueldo: después de conciliar con su formulario W-2 y haber pagado sus impuestos
  • Explicación de beneficios de salud: 1 año
  • Registros de servicios públicos: al menos 3 años, según el Departamento de Protección al Consumidor del Estado de Nueva York
  • Impuestos y registros de respaldo (p. Ej., Facturas médicas relacionadas con impuestos, donaciones, etc.): la recomendación común es de 7 años, porque eso es qué tan atrás suele llegar el IRS si es auditado. El IRS tiene pautas más específicas, con consejos que varían de 3 años a indefinidamente en casos de devoluciones fraudulentas).

Cuánto tiempo mantener registros comerciales

Finalmente, si es dueño de su propio negocio o trabaja independientemente, sus necesidades de retención de registros estarán más involucradas. (¡Esto es un asunto serio!) Las recomendaciones de retención de registros comerciales (PDF) de Contadores Públicos Certificados y Asesores Comerciales de CK & Co, por ejemplo, dicen que debe mantener su estado financiero de fin de año de forma permanente, pólizas de seguro vencidas por cuatro años y estados de cuenta bancarios por siete años.

Tratar con sus muchos registros y documentos importantes es un poco complicado, pero no obstante es esencial. Con un poco de organización en papel y la lista de verificación anterior, tendrá un sistema mucho más organizado y más espacio en su archivador.

Amor,

Goldavelez.com