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¿Cómo puedo guardar todos mis correos electrónicos para una copia de seguridad personal?

Estimado Goldavelez.com,

Dejo mi trabajo y quiero llevarme los correos electrónicos de mi trabajo. Me han quemado en trabajos antes, y se volvió muy útil tener un rastro en papel de correo electrónico detrás de mí. ¿Cómo puedo guardar todos los correos electrónicos para poder acceder a ellos en el futuro, en caso de que los necesite?

Firmado

Abeja Trabajadora Paranoica

Querido paranoico,

Una copia personal de los correos electrónicos de su trabajo definitivamente puede ser útil antes y después de dejar un trabajo. Puede consultarlos más adelante, por ejemplo, para documentar los comentarios que recibió o los proyectos en los que trabajó (tal vez para muestras para su próximo trabajo). Hay varias formas de crear copias de seguridad de sus correos electrónicos de trabajo, por lo que esperamos que uno de los siguientes métodos funcione para usted.

Primero hablemos de Outlook, ya que es el programa de correo electrónico de oficina más común, y luego hablaremos de Gmail (Google Apps).

: Como han señalado varios comentaristas, su empresa posee su correo electrónico de trabajo. Para evitar cualquier ramificación legal, consulte con su departamento de TI o supervisor para hacerlo. (Además, si descarga por lotes todos sus correos electrónicos a la vez, podría levantar algunas cejas, como señala el sitio de Recursos Humanos de About). También vale la pena señalar que, por supuesto, todos estos métodos también funcionan para el correo electrónico personal, por lo que estos trucos son útiles sin importar lo que intente hacer una copia de seguridad.

Opciones de Outlook

Arrastre correos electrónicos desde Outlook a una carpeta

La forma más fácil de guardar múltiples correos electrónicos de Outlook es seleccionar los que desea guardar y arrastrarlos a una carpeta en el Explorador de Windows (o Finder, si está en una Mac). Esto guarda los correos electrónicos como archivos .msg individuales con el asunto como el nombre del archivo, junto con los archivos adjuntos. La desventaja: si bien puede abrirlos más tarde en Outlook, no podrá hacerlo con otro cliente de correo electrónico, ya que el formato .msg es propiedad de Outlook. (Si desea utilizar un programa diferente para leerlos, deberá buscar el convertidor MSG o el software de visualización). Sin embargo, si usa Office 2011 en una Mac, arrastrar archivos los guardará como archivos .eml, que se puede abrir en otros clientes de correo electrónico.

Exportar todo a un archivo PST de Outlook

Para obtener una copia de seguridad completa de todo, incluidas las subcarpetas, use la función de exportación de Outlook. En Outlook 2010, esto se encuentra en Archivo> Opciones> Avanzado. Cuando guarda sus carpetas como un archivo .pst, realiza una copia de seguridad de su correo, calendario, contactos, tareas y notas. Este archivo .pst se puede abrir en otra computadora, nuevamente solo por Outlook.

Use el comando "Guardar como" en Outlook

Para guardar correos electrónicos individuales en Outlook, el comando Archivo> Guardar como le permitirá guardar mensajes en formatos más universales, como texto, RTF y HTML. Desafortunadamente, también deberá guardar los archivos adjuntos individualmente, y esto es ideal para guardar algunos mensajes a la vez.

Use una secuencia de comandos o una herramienta de terceros para guardar correos electrónicos de Outlook en otros formatos

Afortunadamente, otros han abordado este problema de obtener correos electrónicos en lotes de Outlook. Solía ​​usar este script VBS para exportar carpetas seleccionadas de Outlook como .msgs individuales. Desafortunadamente, no puedo acreditar la fuente original del script, pero lo modifiqué para guardar los correos electrónicos con el nombre del remitente junto con la fecha y el asunto del nombre del archivo. Este script tiene un aspecto similar, pero aparentemente puede cambiar el formato de MSG a otro.

También hay utilidades de terceros para lograr lo mismo con funciones más avanzadas, pero no todas son gratuitas.

Opciones de Gmail

Si su empresa utiliza Gmail (Google Apps), existen varias soluciones que podrían funcionar para usted.

Utilice un cliente de correo electrónico de escritorio

Es posible que pueda usar un cliente de correo electrónico como Outlook o Thunderbird para descargar su correo electrónico a través de POP o simplemente acceder a él a través de IMAP. Luego puede guardar los correos electrónicos del programa. Con Thunderbird, puede resaltar todos los correos electrónicos, hacer clic con el botón derecho en ellos y elegir "Guardar como" para guardarlos como archivos .eml.

Use un servicio o programa de respaldo de Gmail

Además de la opción Thunderbird, hemos destacado anteriormente varias formas de hacer una copia de seguridad de Gmail, incluido el uso del servicio Backupify y hacer una copia de seguridad de Gmail con la herramienta de línea de comandos Fetchmail.

Más recientemente, he encontrado que Gmvault multiplataforma es

una herramienta robusta para respaldar Gmail; le permite restaurar correos electrónicos a otra cuenta de Gmail.

Otras opciones

Un par de otras opciones para Gmail y Outlook (así como para otros programas) incluyen imprimir sus correos electrónicos en PDF (la mayoría de las herramientas de PDF permiten imprimir en PDF desde cualquier programa) y reenviarlos a su dirección de correo electrónico personal, pero hay inconvenientes en estos se acerca también.

Cuando selecciona varios correos electrónicos para imprimir en PDF, tendrá que hacer clic en el botón Aceptar para cada uno. Los archivos PDF tampoco contendrán ningún archivo adjunto, obviamente, por lo que deberá guardarlos por separado. Aún así, esta podría ser una buena solución para solo unos pocos correos electrónicos clave. Si está utilizando Gmail, la extensión Gmail Print All for Chrome le permite imprimir múltiples correos electrónicos de una sola vez.

Reenviar correos electrónicos a su dirección personal es otra idea. Puede configurar filtros en Gmail y Outlook para hacer esto. Sin embargo, solo reenviará los correos electrónicos que reciba después de configurar el reenvío, por lo que para guardar correos electrónicos más antiguos, aún deberá usar una de las soluciones anteriores.

Amor,

Goldavelez.com