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¿Cómo puedo enviar de manera segura documentos fiscales sensibles a mi preparador de impuestos?

Estimado Goldavelez.com,

La temporada de impuestos está en su apogeo, estoy listo para enviar mis documentos a mi preparador de impuestos, y me pregunto: en esta era digital, ¿cómo envío de manera segura (y gratuita) mis documentos de impuestos a mi CPA?

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Inseguridad sensible

Querida si,

La información privada y confidencial contenida en sus documentos fiscales es el sueño de un ladrón de identidad: nombres, direcciones, números de Seguro Social, información bancaria, etc. Es el paquete de información más sensible que la mayoría de nosotros enviamos durante todo el año, y, tiene razón, ¡tomar las medidas necesarias para garantizar la seguridad de la información es lo mínimo que puede hacer!

Entonces, ¿cómo mantenerlo seguro? Tienes varias opciones, algunas de las cuales destacaré a continuación:

La mano en persona

En aras de la seguridad, es difícil superar la mano de la vieja escuela en persona. No es la opción más sexy en la era digital, pero seguramente hay algo emocionante en la entrega de un documento de alto secreto. Trae tu maletín y hazlo como una película de espías. O no lo hagas.

El punto es que no hay métodos de transmisión más seguros que colocar físicamente sus documentos en la mano de su preparador de impuestos. Si lo desea, puede convertirlo en una entrega digital en persona, por ejemplo, digamos que ha escaneado sus documentos y los ha colocado en un CD, o mejor aún, una memoria USB cifrada con contraseña.

Lo importante es esto: no hay intermediarios con una mano en persona. No hay intermediario entre usted y su preparador durante el cual alguna violación de seguridad, un método de transmisión sin cifrar o una variable desconocida podrían exponer sus datos confidenciales. Es su mano para su preparador de impuestos. Hay poco más seguro que eso.

Las alternativas digitales

Si por alguna razón una transferencia en persona no es una opción y desea enviar sus documentos confidenciales a través de Internet, todavía tiene opciones para hacer que la transferencia sea más segura. Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta:

  • No envíe sus documentos confidenciales por correo electrónico. Puede parecer privado, pero incluso si está utilizando una cuenta de correo electrónico que carga archivos adjuntos a través de una conexión HTTPS más segura, como Gmail, no tiene control sobre el servidor de su destinatario y pueden descargar sus archivos adjuntos desde una conexión HTTP sin cifrar. Ahora digamos que lo hicieron desde una red Wi-Fi pública. Las cosas simplemente se volvieron muy inseguras.
  • Si está configurado para transferir los archivos digitalmente, debe cifrarlos (lo que puede hacer con una de estas herramientas). Usando una herramienta como 7-zip, por ejemplo, puede crear un archivo protegido con contraseña (con cifrado AES-256 súper fuerte). Aún necesitaría darle a su preparador de impuestos la contraseña de su archivo encriptado, lo cual no querría hacer por correo electrónico por la misma razón por la que no desea enviar los archivos como archivos adjuntos.
  • Comparta sus documentos utilizando un servicio de intercambio de archivos cifrado. Muchos servicios para compartir archivos ofrecen algún tipo de transmisión encriptada para compartir archivos. Uno de ellos es Dropbox. Digamos que usted y su preparador de impuestos experto en tecnología configuraron una carpeta compartida de Dropbox. Cualquier cosa que coloque en esa carpeta viajaría encriptada desde su carpeta de Dropbox a los servidores de Dropbox a la carpeta de Dropbox de su preparador de impuestos. (Una excepción notable: si alguno de ustedes accede a los archivos desde una aplicación móvil de Dropbox, sus nombres de archivo se transferirán sin cifrar, lo que en realidad podría ser un problema si los nombres de los documentos contienen información confidencial). Pero ahora también tiene una copia de sus archivos confidenciales en los servidores de otra persona, y debe confiar mucho en ese servicio y su seguridad. También puede poner el archivo en su carpeta pública de Dropbox, enviarle a su preparador un enlace (asegúrese de agregar la 's' al final de la 'http' en el enlace que comparte, para mí no estaba allí por predeterminado) y luego bórrelo de Dropbox tan pronto como lo descargue. De nuevo, tiene sus puntos débiles, pero sigue siendo bastante seguro.

La lista de consideraciones anteriores no agota sus opciones de transferencia digital segura o las cosas que desea tener en cuenta, pero le da una idea del tipo de complejidad introducida tan pronto como lleva sus transferencias a un ámbito puramente digital. No es que no pueda transferir documentos de forma segura digitalmente de ninguna manera, pero si tiene la opción de hacerlo en persona, es realmente su mejor opción.

Suena un poco del fin del mundo, ¿no?

Si envía sus documentos fiscales sin cifrar por correo electrónico, ¿le robarán su identidad? Probablemente no. Estoy seguro de que muchas personas lo hacen todos los días y no están en peor situación. Pero si tiene su odio de papel de aluminio bien sujeto como lo hacemos nosotros, no hay razón para exponerse a ese tipo de riesgo.

Es por eso que, a pesar de algunas opciones digitales bastante razonables, todavía recomendamos entregar los documentos en persona. Una onza de prevención y todo eso.

Amor,

Goldavelez.com