interesante

Cómo organizar toda tu vida con Trello

Trello es una increíble herramienta de gestión de proyectos que facilita la colaboración y, me atrevo a decir, incluso divertida. Pero esta herramienta de lista visual puede hacer mucho más, ya sea que esté organizando proyectos de trabajo, tareas familiares, planes de viaje o casi cualquier otra cosa. Aquí hay algunas formas de usar Trello para administrar toda su vida.

Cómo funciona Trello (y por qué es impresionante)

Un tablero de Trello es básicamente una página web que contiene listas dispuestas horizontalmente en la página para que pueda obtener una vista panorámica de su proyecto. Los elementos dentro de las listas, llamadas tarjetas, pueden arrastrarse y soltarse en otras listas o reordenarse dentro de las listas.

Las tarjetas individuales pueden contener listas de verificación, imágenes, archivos adjuntos, fechas límite, etiquetas de colores y notas de discusión de otros que comparten el tablero. Puede tener tantas tablas como desee: una para “Cosas de la casa”, por ejemplo, una para “Dominación mundial”, y así sucesivamente.

Probablemente pueda ver cómo esto resulta útil. Las tarjetas Trello son como notas adhesivas que arreglas en una pizarra de corcho, es decir, notas adhesivas digitales que se pueden buscar, compartir y que vienen con recordatorios. También puede crear tarjetas por correo electrónico.

Trello funciona para mí porque tiendo a pensar muy visualmente, y las imágenes y las etiquetas de colores se registran en mi cerebro mejor que el texto sin formato. Si bien soy un gran admirador de Evernote por administrar toneladas de información, en el pasado me encontré volviendo a las listas individuales garabateadas en papel e incluso a las tarjetas de índice repartidas por todas partes para obtener esa visión general de alto nivel de mis días. Trello fue una gran mejora; Es una de esas pocas aplicaciones que realmente equilibra tanto una interfaz de usuario simple y elegante como características potentes y flexibles.

Pero basta de elogios. Permíteme mostrarte cómo yo y otros usuarios de Trello estamos haciendo cosas con algunos paneles de ejemplo.

Use Trello para administrar proyectos y tareas

Quizás la forma más obvia y popular de usar Trello es como administrador de proyectos y tareas, tanto para tareas personales como para proyectos de equipo.

Implementar GTD en Trello

El sistema de productividad Getting Things Done (GTD) se adapta perfectamente a esta plataforma. Puede tener tableros separados para cada una de sus listas principales (por ejemplo, un tablero de NextActions con listas para cada contexto, como @calls, y un tablero Someday / Quizás con listas para cada categoría) o, como lo estoy usando (captura de pantalla arriba), un gran tablero de tareas con las listas apropiadas.

Por ejemplo, mi tablero incluye:

  • Big Picture / Projects: me gusta mantener pestañas sobre los proyectos que estoy haciendo malabares, por lo que creo una tarjeta para cada uno en esta lista, así como elegir un color para cada proyecto (así que cuando veo una tarea relacionada en uno de las otras listas, sé que es parte de un proyecto más grande). También agrego una tarjeta que describe cada etiqueta de color, porque a veces no recuerdo si azul significa personal o verde significa trabajo o no.
  • Bandeja de entrada: realiza un volcado de cerebro y crea tarjetas para cada tarea, luego arrástralas a las otras listas para priorizarlas y organizarlas. También puede agregar fechas de vencimiento, una descripción detallada y adjuntar archivos.
  • NextActions: Básicamente, las siguientes cosas que hacer
  • En espera: tareas delegadas o tareas en espera
  • Algún día / Tal vez: Tareas que quiero hacer ... algún día
  • Listo: una vez que se completen las tareas, arrastre las tarjetas aquí para que pueda ver su progreso. O simplemente archiva la tarjeta para sacarla de tu tablero por completo (aún se podrán buscar en Trello)

Cualquier otro sistema de listas y etiquetas también puede funcionar, como usar una lista para "Esta semana" y otra lista para "El próximo mes" o etiquetar las tareas de sus "grandes rocas", como las llamó Stephen Covey (cosas como familia, aprendizaje, salud, etc.)

Planifica tus semanas con listas diarias

También puede usar Trello como planificador semanal, con listas para cada día de la semana. Por ejemplo, además de mi tablero de tareas, tengo un tablero de publicaciones semanales donde puedo planificar en qué artículos y publicaciones debo trabajar para cada día de la próxima semana. Las etiquetas de colores se relacionan con cada cliente, así como con cada tipo de tarea de escritura (por ejemplo, el enfoque principal de escritura del día, la investigación o la edición).

Puede crear un calendario editorial aún más avanzado con Trello o usar el planificador semanal para las necesidades que no sean de escritura: para planificar las comidas, las tareas, las rutinas de ejercicios, las tareas de la próxima semana y todo lo demás que pueda enumerar por día.

Si habilita el encendido del Calendario (en el menú de la barra lateral> Power-Ups), incluso puede ver todas sus tarjetas con fechas de vencimiento adjuntas en una vista de calendario mensual o semanal y usar la URL de iCalendar (en Power-Ups > Calendario> Configuración) para sincronizar sus tarjetas con su calendario externo.

Crear tareas recurrentes y registrar tareas completadas

Si tiene tareas repetitivas y no desea seguir agregando las mismas tarjetas una y otra vez, conecte Trello al servicio de automatización de aplicaciones web Zapier y use esta receta para programar tarjetas para cada día, semana y mes.

O puede vincular Trello, Zapier y RescueTime para rastrear automáticamente su tiempo y registrar todas sus tareas completadas, ya que las instrucciones paso a paso de RescueTime le mostrarán cómo hacerlo. Genial, verdad?

Integre el método Kanban para gestionar proyectos de equipo

Kanban es un sistema que organiza el flujo de trabajo visualmente, a menudo con tarjetas organizadas en columnas (como "Hacer", "Hacer" y "Listo") en un tablero. Como puede ver, Trello se inspira en el tablero de Kanban y es perfecto para esta forma de gestionar proyectos. Los equipos de software ágiles en particular parecen haber recurrido a Trello para priorizar tareas y manejar todas las fases de un proyecto, así como para registrar notas de reuniones y compartir recursos.

Incluso si no usa "sprints" en sus proyectos, puede copiar esta muestra de Agile Board en su cuenta de Trello y ajustar las listas (que incluyen listas de Siguiente, Preguntas, Espacio para mejorar y Cosas Impresionantes) como desee para tus proyectos de trabajo.

(Por cierto, la versión gratuita de Trello le permite cambiar el color de fondo, pero para obtener un soporte de fondo fotográfico elegante como se ve en la captura de pantalla anterior, necesitaría Trello Gold, que cuesta $ 5 al mes o $ 45 al año).

Use Trello para la organización personal y familiar

Además de las tareas pendientes, puede crear todo tipo de listas en la herramienta, con las tarjetas como cualquier tipo de texto. Aquí están algunos ejemplos.

Mantenga actualizado un pequeño equipo o familia

También puede usar Trello como un panel de estado / mensaje de equipo o familia, como lo demuestra esta plantilla. Con listas para cada persona, cada tarjeta puede ser un mensaje simple de los otros miembros, un recordatorio de programación, una tarea o tarea asignada o una propuesta. (Puede activar un encendido de votación para permitir el recuento de votos de los miembros del equipo).

Por el contrario, en lugar de una lista para cada persona, podría tener una lista para cada área que el equipo necesita abordar: por ejemplo, listas de compras, agendas de reuniones, ideas de proyectos, etc. Desde la barra lateral, puede arrastrar iconos de miembros a cualquier tarjeta para asignarle una persona.

Planifica unas vacaciones completas

Algunos viajes requieren mucho trabajo para planificar, con demasiados detalles para hacer malabarismos y cosas para seguir. Somos grandes admiradores del uso de TripIt para organizar automáticamente nuestros itinerarios de viaje por correo electrónico, pero en la etapa de planificación, una herramienta como Trello es muy útil. Puede tener listas para todas sus reservas, lugares que desea comer, lugares para ver, listas de empaque y más. Comparta el tablero con alguien con quien viaja, y ellos también pueden agregar sus propias tarjetas.

Cuando su viaje está lleno, alivia el estrés al ver una vista diaria de lo que ha planeado para asegurarse de que tiene todas sus bases (opciones gastronómicas, transporte, etc.) cubiertas, y con estas listas puede ajustar fácilmente su itinerario simplemente arrastrando las tarjetas a otro día o moviéndolas hacia arriba o hacia abajo en la lista.

Organizar un proyecto de mejoras para el hogar

Este ejemplo de Trello organiza un proyecto de remodelación con la plantilla Tareas pendientes, Hacer, Listo, pero puede agregar listas más específicas, como Estimaciones de contratistas, Listas de productos, Presupuesto, Bricolaje, etc.

Planifique una boda de principio a fin

Planear el gran día es otro gran proyecto, pero Trello puede mantener sus planes de boda visualmente organizados. Tabitha Neal tiene una excelente guía sobre el uso de Trello para planificar una boda, mientras que Trello tiene una plantilla de "Centro de comando de bodas" que divide las tareas en listas durante más de 12 meses, 10-12 meses, 8 meses, etc., antes del día de la boda.

Planifica una novela o guión

El uso de fichas para trazar un argumento para una novela o guión es una técnica de escritura clásica. Trello puede reemplazar esas fichas físicas. La plantilla anterior proviene del usuario tleisher de Reddit y puede adaptarla a cualquier obra de ficción.

Grab Trello Templates

Puede usar Trello para casi cualquier cosa para la que haga listas, especialmente proyectos complejos. ¿Quieres aún más ideas? Consulte este Tablero de plantillas (cada tarjeta es una plantilla que puede copiar en su cuenta), algunos tableros inspiradores o estas plantillas de Trello (planificación de eventos, trabajo independiente y consultoría, publicación, reclutamiento y desarrollo de software). Además, aquí se explica cómo usar Trello como un profesional.