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Cómo hacer que Google Drive funcione como una suite de escritorio

Google Drive y las aplicaciones que contiene (documentos, hojas de cálculo y diapositivas) son excelentes para las personas que buscan un paquete simple de Office. Es gratis, facilita la colaboración y prácticamente cualquier persona puede usarla. Pero si está acostumbrado a algo más tradicional, como Microsoft Office, puede dudar en usarlo. Te mostramos cómo hacer que Google Drive funcione más como las suites de escritorio a las que estás acostumbrado.

¿Por qué Google Drive?

No nos malinterprete, las suites de oficina completas son excelentes para las personas que trabajan en oficinas y necesitan un montón de características específicas. Ni siquiera tiene que pagar por esas funciones, ya que una suite como LibreOffice puede hacer muchas de las mismas cosas que Microsoft Office. La cuestión es que la mayoría de nosotros no necesitamos las miles de funciones que ofrece Microsoft Office.

Cuantas más funciones existan, más confuso se vuelve un programa, y ​​aunque un software como Word es excelente, también es lento y difícil de usar si solo quieres sentarte y hacer algo. Más importante aún, Google Drive hace que ciertas tareas sean más fáciles que una suite de oficina de escritorio. La colaboración con grupos grandes es significativamente más fácil con Google Drive. Compartir documentos no requiere un software especial solo para abrir, y puede acceder a todos sus documentos desde cualquier lugar en casi cualquier dispositivo con conexión a Internet. Lo que le falta en características de potencia compensa la usabilidad.

Dicho todo esto, Google Drive definitivamente carece de muchas características que las personas necesitan de una suite ofimática. Con algunos pequeños ajustes, puede hacer que Google Drive haga casi todo lo que un usuario común pueda desear.

Aprenda los conceptos básicos de lo que Google Drive puede (y no puede) hacer

Google Drive abarca una tonelada de servicios diferentes, pero las tres aplicaciones que tiene para competir con las suites de oficina son Documentos (procesamiento de texto), Hojas de cálculo (hojas de cálculo) y Diapositivas (presentaciones). Echemos un vistazo a las características más importantes de la suite de Google y cómo se relaciona con la mayoría de las suites de escritorio para oficina:

  • Google Drive puede abrir y editar documentos de Microsoft Office
  • Google Drive ahorra 30 días de versiones de un documento para que pueda volver y ver las ediciones anteriores. Eso también significa que puede restaurar una versión anterior si sobrescribe algo importante.
  • Google Docs admite una gran cantidad de plantillas, al igual que Office, para currículums, planificadores de presupuestos, programas de estudio y más.
  • Google Docs presenta herramientas de colaboración y opciones de notación, pero necesitará un complemento para acercarse a la función "Seguimiento de cambios" de Word.
  • Al igual que Office, Google Drive admite complementos para una funcionalidad adicional
  • La herramienta de investigación de Google Docs facilita el almacenamiento de sus notas y otros documentos de investigación.
  • Todos los archivos de Google Drive se guardan automáticamente en su cuenta de Google Drive para que pueda acceder a ellos desde cualquier computadora, teléfono o tableta, en cualquier momento.
  • Google Sheets admite formatos básicos, edición de fórmulas, plantillas, funciones de hojas de cálculo y vistas de filtro.
  • Las Presentaciones de Google no tienen tantas funciones de animación elegantes como Powerpoint, pero su simplicidad hace que cualquiera pueda crear una buena presentación en solo unos minutos.

Google Drive tiene muchas otras características, pero lo anterior explica la mayor parte de la funcionalidad que se cruza entre una suite de escritorio y Google Drive. Ahora, echemos un vistazo a extender esa funcionalidad para que Google Drive pueda ser utilizado por pequeñas empresas, escritores, estudiantes y cualquier otra persona que quiera deshacerse de su suite de escritorio.

Tome Google Drive sin conexión

De un vistazo, parece que Google Drive solo está en línea. Después de todo, es una aplicación web, ¿verdad? Pero puede usar todas las aplicaciones en Google Drive sin conexión, al igual que una suite ofimática de escritorio si la configura con anticipación. Todo lo que necesitas es Google Chrome. Aquí se explica cómo configurarlo:

  1. Vaya a drive.google.com en Chrome.
  2. Haga clic en "Más" y seleccione "Sin conexión"
  3. Haga clic en el botón "Obtener la aplicación" para ir a Chrome Web Store y descargar la aplicación Google Drive
  4. Una vez que esté instalado, haga clic en el ícono de Drive y luego en el botón "Activar sin conexión"

Para aprovechar al máximo esta función, debe habilitar el modo fuera de línea en todas las computadoras en las que trabaja. Ahora, los archivos en los que está trabajando se sincronizarán con Google Drive, y puede trabajar en ellos independientemente de si tiene una conexión a Internet o no. Si desea un acceso a carpetas de estilo más tradicional y versiones locales de sus archivos, la aplicación Google Drive facilita el acceso a sus archivos desde su escritorio.

Usar complementos en Google Docs

No es un secreto que Google Docs no tiene el conjunto de características de algo como Microsoft Word. Y en su mayor parte, está bien. Pero para las pocas funciones que desea, los complementos recientemente introducidos en Google Docs and Sheets le permiten agregar una funcionalidad más avanzada, sin la hinchazón o el costo adicional. Estos son solo algunos ejemplos de algunos de los complementos más útiles disponibles actualmente:

  • Tabla de contenido: como su nombre lo indica, este complemento le proporciona una tabla de contenido básica. Al igual que la tabla de contenido en Word, se crea dinámicamente a medida que escribe y agrega nuevas secciones. No es tan robusto como el de Word y probablemente no funcionará para su tesis doctoral, pero proporciona una manera fácil de acceder a varias partes de un documento.
  • EasyBib: las bibliografías siempre son difíciles de escribir, pero las suites ofimáticas lo hicieron un poco más fácil al proporcionar una forma sencilla de agregar fuentes sin preocuparse por el formato. EasyBib hace lo mismo para Google Docs.
  • Rastrear cambios: la característica asesina real de Word en colaboración es su función Rastrear cambios. Este complemento trae esa funcionalidad a Google Docs.
  • Encabezado y pie de página fáciles: Google Docs no tiene una manera fácil de administrar sus encabezados y pies de página en la página como lo hace Word. Este complemento lo hace un poco menos doloroso al permitirle introducir el formato de otro documento.
  • Comprobador de coherencia: el comprobador de coherencia de Word es útil para documentos grandes en los que debe asegurarse de no cambiar accidentalmente la coherencia del formato. Este complemento lo hace posible en Documentos.
  • DocumentMerge: la combinación de documentos de Word es una de sus características más potentes que rara vez se necesita, pero este complemento lo hace posible con Google Docs.
  • Report generator Si no eres fanático de abrir una pestaña completamente nueva para buscar sinónimos, este complemento trae un Tesauro directamente a Docs.

Use complementos en las hojas de cálculo de Google

Al igual que Google Docs, Google Sheets tiene una tonelada de varios complementos que brindan una nueva funcionalidad. La mayoría de estos no pueden llevarte a una potencia como Excel. Stil, combinado con una comprensión básica de las fórmulas, lo acercarán lo suficiente si solo usa hojas de cálculo para tareas específicas:

  • Estilos: los estilos agregan la capacidad de diseño de Excel para cuando desee que esas hojas de cálculo sean más emocionantes que una serie de cuadros en blanco y negro.
  • Combinar valores: suena aburrido, pero a Sheets le faltaba esta función de hoja de cálculo bastante común, por lo que es bueno que este complemento lo haga posible.
  • Búsqueda y reemplazo avanzados: Sheets tiene una función simple de búsqueda y reemplazo, pero este complemento lo alinea más con Excel.
  • Más fuentes: como su nombre lo indica, esto le da acceso a una biblioteca mucho más grande de fuentes en Hojas de cálculo de Google.
  • Galería de plantillas: para aquellos de nosotros que no somos magos de hojas de cálculo, las plantillas pueden hacernos la vida mucho más fácil. Si bien Sheets tiene su propio conjunto de plantillas, este complemento trae una tonelada más.

Sheets todavía tiene un largo camino por recorrer antes de que incluso pueda acercarse a reemplazar el programa de hoja de cálculo de escritorio para empresas. Dicho esto, si solo está registrando gastos, administrando listas de correo o rastreando cualquier otra cosa en su vida, Sheets hace bien su trabajo.

Agregar funcionalidad personalizada con scripts

Los complementos y el conjunto de funciones básicas de Google Drive son geniales, pero si realmente quieres profundizar más, tendrás que probar los scripts de Google Apps. Estos scripts lo hacen para que pueda agregar casi cualquier función que pueda imaginar a Google Docs and Sheets. Son similares, en cierto modo, a las macros de Office. Estas incluyen funciones simples como agregar macros, a acciones mucho más complicadas como convertir un Google Doc a Markdown.

Puede explorar los scripts creados por otras personas y agregarlos a las Hojas para que no necesite aprender a programar usted mismo. Muchos de estos scripts se están moviendo a complementos, pero siguen siendo bastante útiles ya que son:

  • Eliminar filas duplicadas: el motivo por el que falta esta función básica en Hojas está más allá de nosotros, pero este script lo agrega.
  • Agregue recordatorios a una hoja de cálculo: las hojas de cálculo son fáciles de olvidar, este script permite agregar pequeños recordatorios en ellas.
  • Combinar hojas de cálculo en Google Docs o PDF: ¿Listo con una hoja de cálculo? Este script lo fusiona en un Doc o PDF.
  • Programar mensajes de correo electrónico: este script lo hace para que pueda escribir un correo electrónico en Gmail y usar una hoja de Google para activar a qué hora se envía.
  • Convertir entre unidades: la función de conversión Excels es excelente, este script hace que la mayor parte de eso sea posible dentro de Sheets.

Si usa un programa de escritorio como Excel para una función específica que Sheets o Docs no pueden manejar, alguien probablemente creó un script que agregará esa funcionalidad. Obviamente, no siempre será el caso, pero vale la pena buscarlo si solo tiene un par de funciones específicas que lo vinculan a su software de escritorio.

Familiarícese con las diapositivas de Google

Google Slides es el software de presentación trabajado en Google Drive. A diferencia de Documentos y Hojas de cálculo, realmente no puedes extender mucho el poder de las Presentaciones (todavía). Dicho esto, todavía tiene un rico conjunto de características que la mayoría de nosotros aún hacemos una buena presentación ya que la mayoría de las características de Powerpoint hacen más daño que bien de todos modos.

El verdadero truco con Google Slides es familiarizarse con su funcionamiento y acostumbrarse a los temas. Una vez que termine una presentación, puede exportarla en varios formatos, incluido Powerpoint, para que pueda ejecutar esa presentación en cualquier computadora con la que se encuentre (también puede publicarla en línea para facilitarle la vida). Tiene un montón de opciones para alternativas gratuitas y baratas de Powerpoint, pero Google Slides hace el trabajo lo suficientemente bien para la mayoría de nosotros.

Lo más probable es que si observa detenidamente qué funcionalidad necesita de una suite de Office, descubrirá que la mayoría de nosotros podemos trabajar dentro de las limitaciones de Google Drive. Definitivamente es más un enfoque poco sistemático. Está agregando pequeños bits de funcionalidad en lugar de obtener un paquete completo, pero eso significa que es más rápido y fácil de usar.